27 Mayo 2022

¿Los empleados domésticos necesitan nómina electrónica?

Desde que se dio a conocer por parte de la DIAN la implementación de la nómina electrónica, mediante la resolución 0013 del 11 de febrero del 2021, surgió este interrogante: ¿Es necesario implementar la nómina electrónica en el caso de los empleados domésticos?

Si una persona natural tiene trabajadores con contrato laboral, ya sea una empleada de servicios generales, un conductor, un jardinero u otro empleado al cual se le pagan prestaciones sociales, sí puede presentar a la Dian los pagos a estas personas mediante nómina electrónica.

De esta manera podrá, al momento de presentar su declaración de renta, deducir este gasto laboral y obtener beneficios tributarios. De ora manera, es decir, sin el uso de la nómina electrónica, la Dian no aceptará la deducción.

La normatividad relacionada con la implementación de nómina electrónica no solo aplica a las empresas, sino también reconoce a personas naturales independientes que tengan empleados, como sujetos que deben emitir nómina electrónica, siempre que pretendan deducir costos o gastos en la declaración de renta.

Según el Artículo 4 de la Resolución 0013, “los sujetos obligados a generar y transmitir para validación el documento soporte de pago de nómina y las notas de ajuste del citado documento, son aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas IVA, cuando aplique”.

Por otra parte, si el trabajador doméstico está vinculado mediante contrato de prestación de servicio, entonces no debe transmitirse en la nómina electrónica, ya que se entiende que este tipo de contrato no conlleva un registro a nómina y, por tanto, no se debe reportar a la Dian.

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¿Cómo se debe generar la nómina electrónica?

De acuerdo con esto, si se requiere generar la nómina electrónica para empleados domésticos sobre la cual se pretende deducir impuestos, entonces es necesario contratar a un prestador de este servicio, que cumpla con los requerimientos de la Dian y que esté en capacidad de ofrecer una plataforma adecuada.

El cálculo y la transmisión de la nómina electrónica de los empleados domésticos se deben hacer de la misma manera que para cualquier empleado. Según la DIAN, el documento de soporte de pago debe incluir información fundamental, como denominación del documento como “soporte de pago de nómina electrónica”, nombre completo y documento del empleador, nombre completo y número de identificación del beneficiario del pago, código único de documento soporte de pago de nómina electrónica (CUNE), número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva, valores de los conceptos de pagos y deducciones, valor neto, fecha y hora de generación, y firma digital del empleador. Además, debe contener la información del proveedor de la plataforma de nómina electrónica.