26 Mayo 2022

Manual básico de nómina electrónica

Todas las empresas con uno o más empleados contratados deben tener ya su nómina en la nube, según el requerimiento de la Dian. Esto ha generado un gran revuelo, especialmente entre pequeños empresarios, pero los beneficios son muy atractivos.

La digitalización avanza cada día en más ámbitos de los negocios, y esto lleva a la necesidad de adaptar los procesos internos de las empresas. Anteriormente se dio un gran paso al migrar la facturación a un sistema electrónico general e integrado, de tal forma
que hoy la mayor parte de las ventas generan documentos electrónicos que se reportan directamente a la Dian. Ahora el turno le corresponde a la nómina.

Así, los métodos a los que estamos acostumbrados, y que son generalmente manuales, falibles y off line, seguirán transformándose gracias al uso de las nuevas tecnologías. Estos son los cinco puntos fundamentales de la nómina electrónica.

¿Qué es la nómina electrónica?

Es un documento digital que equivale a la nómina tradicional, con parámetros idénticos para todas las empresas. Funciona a la vez como soporte de pago y como reporte del gasto a la Dian.

Según el recaudador nacional, este documento “es el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables del IVA –cuando aplique–, y se deriva de los pagos o abonos en cuenta relacionados con la
nómina que se desprenden de una relación laboral, de pensiones o legal y reglamentaria”.

¿Quién debe adoptar la nómina electrónica?

Todo contribuyente que contrate personal, sin importar el número de trabajadores –de uno en adelante– está en la obligación de generar la nómina electrónica. Según la Dian, “aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas - IVA, cuando aplique”.

Esto significa que quienes necesiten soportar costos y gastos relacionados con el pago de nómina en su declaración de renta, debe generar la nómina electrónica para poder deducir los salarios y prestaciones sociales.

foto nomina

¿Cómo se genera la nómina electrónica?

El documento soporte de pago de nómina electrónica funciona igual a la factura electrónica, y se debe generar mediante un software que cumpla con las condiciones técnica señaladas por la Dian. Para esto, lo mejor es contratar el servicio con un proveedor tecnológico especializado. Al igual que con la facturación electrónica, los diferentes softwares de contabilidad integrarán la nómina electrónica.

¿Cuáles son los beneficios de este sistema?

Si bien la contratación del servicio de nómina electrónica puede significar un costo adicional, que generalmente los proveedores establecen según el número de empleados y las funcionalidades disponibles, el principal beneficio es poder hacer la deducción de los
costos laborales en la declaración de renta.

Además de esto, existen otros beneficios, como disminución en gastos de papelería, prevención de pérdidas de información, mejor acceso a datos y mayores eficiencias administrativas.

¿Qué pasa si no se adopta la medida?

Aquí aparece la palabra “multa”, que nadie quisiera escuchar: si se omite la generación de nómina electrónica, la empresa se expone a sanciones de 5% de la suma total de la nómina. Además, si se registra información errónea y no se rectifica dentro de los plazos,
la multa será de 4% de la suma total de la misma; y si no se entrega información en absoluto, la sanción es de 3%.

Frente a una revisión tan drástica en los procesos administrativos de nómina, muchos pequeños empresarios se han visto abrumados con el cumplimiento de plazos y requisitos. Sin embargo, según la Dian, a pesar de la incomodidad que conlleva el cambio, la migración a nómina electrónica será fundamental en el futuro de digitalización de la economía.