26 Mayo 2022

Nómina electrónica: ¡Revise bien!

Para que la implementación de nómina electrónica sea sencilla y sin contratiempos, es importante verificar algunos parámetros antes de decidir qué operador prestará el servicio. Cumplir con las exigencias de la Dian, garantizar la seguridad de la información y ofrecer una plataforma que realmente reduzca el tiempo que se dedica al proceso de nómina son algunos de los factores que se deben considerar.

Avalado por la Dian

Existen diferentes proveedores del servicio de nómina electrónica, unos más costosos que otros, unos más sencillos que otros… Sin embargo, en medio de la oferta –que es amplia y creciente– lo más importante es optar por aquellos prestadores que ofrezcan un sistema avalado por la Dian y que garantice el cumplimiento de todos los requisitos.
Por eso, antes de contratar el servicio es conveniente consultar sobre la aprobación e integración del mismo con la Dian, y preferir aquellos sistemas que tengan una reconocida trayectoria y que puedan dar fe de la satisfacción de sus clientes.

Debe ser flexible
Un buen proveedor del servicio de nómina electrónica debe estar en capacidad para ofrecer flexibilidad a sus clientes. Generalmente, esta se expresa en precios diferenciales según el tamaño de la nómina que se debe ejecutar. Por ejemplo, un precio específico
para nóminas de 1 a 2, de 2 a 10 y de 10 a 25 empleados, y otro valor si se desea procesar una nómina ilimitada.
Esto es especialmente provechoso para emprendimientos que pueden ir ajustando el valor del servicio a medida que van creciendo y aumentando su nómina –y su capacidad de pago por este tipo de servicios–.
También, los paquetes se ofrecen según la cantidad y tipo de funcionalidades que contenga el servicio. Por ejemplo, un paquete muy completo incluye, además de lo básico, la posibilidad de generar archivos planos PILA, libro de vacaciones, liquidación de primas o
captura de acumulados iniciales de nómina.

Sencillo y fácil de ejecutar
Uno de los beneficios principales que se buscan al aplicar la nómina electrónica es la reducción de tiempos y procesos que se dedican a este importante renglón de la administración. Por lo tanto, la idea es que el servicio que se contrate sea sencillo, plenamente probado y de operación intuitiva.
Algunos servicios incluso ofrecen la posibilidad de trabajar sobre nóminas preconfiguradas, y han desarrollado plataformas de trabajo amigables y con muy buena usabilidad. Por el contrario, existen también algunos que no se preocupan tanto por este aspecto, y se pueden convertir en un problema operativo a la hora de ejecutar la nómina electrónica. Para tener seguridad, es recomendable solicitar una demostración de la plataforma antes de contratar el servicio.

Foto nómina

¿Integración? ¿Qué es eso?
La integración es la clave en este tipo de servicios. No solo en el aspecto obvio, que es el adecuado reporte de los documentos generados a la Dian; sino, además, la integración que pueda tener el sistema con las plataformas de contabilidad que se utilizan en las
empresas hoy en día, por ejemplo, con los operadores de PILA (parafiscales) o con los diferentes medios de pago existentes.

Todos los anteriores son muy importantes, pero el primero requiere especial atención, pues entre la inmensa variedad de plataformas contables que se utilizan actualmente, no todas permiten suficiente integración (a veces incluso no la ofrecen) con el prestador de
servicios de nómina electrónica. Lo ideal es que el proveedor de este servicio llegue hasta generar contabilidad automática de todo lo que se relacione con los castos y costos de personal.

Debe ser seguro y confiable
El proveedor de nómina electrónica debe ser suficientemente robusto para que pueda garantizar la seguridad de la información, y esto es especialmente relevante para empresas grandes, con nóminas complejas. Seguridad no solo se refiere a la protección de
los datos en casos de sustracción indebida, sino además de pérdida de los mismos por fallos del sistema.

Entregar a un tercero la digitalización de un proceso tan vital para las empresas como la gestión de su nómina es, en últimas, un acto de confianza. Por eso, no deben existir dudas sobre el blindaje de los sistemas que se utilicen en esta tarea.