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Todo lo que debe saber sobre la nómina electrónica
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La nómina es un proceso administrativo que se enlaza con varias áreas de la empresa, ya que todos los pagos deben responder a la normativa laboral, tributaria y contable. Así, es relevante que se eviten errores, y en empresas que cuentan con un número importante de colaboradores se convierte en un momento crítico del negocio.
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Por eso, la implementación de la nómina electrónica, que viene avanzando en el país, se ha convertido en un alivio para el pago de las obligaciones laborales y para la relación de estas con la DIAN. Los siguientes son los últimos requerimientos normativos para la implementación de la nómina electrónica.
¿Qué es la nómina electrónica?
El documento de soporte de pago de nómina electrónica fue implementado mediante la Resolución 13 de 2021 de la DIAN. Se trata de un requisito para la solicitud de costos y deducciones en la declaración de renta e impuestos descontables de IVA, y permite a la DIAN una mayor trazabilidad para identificar las deducciones improcedentes –por omisión de pagos a la seguridad social, por ejemplo– y recibir la información de los empleados para la verificación del cumplimiento de sus declaraciones.
Tanto el documento soporte de pago de nómina electrónica como las notas de ajuste al mismo se deben generar y transmitir a la DIAN de manera independiente para cada beneficiario de los pagos realizados, ya sean por salario o pensión.
Aunque este proceso ya es obligatorio, las empresas obligadas vienen adoptando gradualmente la tecnología para reportar nómina electrónica.
¿Cómo implementar la nómina electrónica?
La DIAN ha dispuesto una plataforma propia y gratuita para las empresas que no quieran contratar a un proveedor externo para implementar su nómina electrónica, o no cuenten con los recursos suficientes para acceder a estos operadores.
Sin embargo, existen en el mercado proveedores de plataformas que integran la facturación y la nómina electrónica, además de otros servicios, con planes diseñados para ajustarse a las necesidades operativas y presupuestales de cualquier tipo de empresa.
En cualquier caso, es importante consultar las normas que va emitiendo y actualizando la DIAN, y solicitar la asesoría de expertos para mantener al día la documentación y los pagos realizados.
Para efectos tributarios, el documento soporte de pago de nómina electrónica debe generarse mensualmente –dentro de los primeros 10 días hábiles se debe reportar el mes anterior–, sin relación de que se realicen pagos en períodos diferentes o inferiores, como quincenales, por ejemplo. Esto implica que no es posible acumular los reportes para hacerlos al final del año. Además, es obligación generar un reporte por cada beneficiario de pagos.
El proceso de transmisión del documento soporte es realizado una vez se genera la información de la nómina electrónica, así como las notas de ajuste, y si se cumple con los requisitos la DIAN emitirá la aprobación de forma inmediata junto con el código único de documento soporte de pago de nómina electrónica –Cune–.
La DIAN precisó que los contribuyentes que se acogieron al régimen Simple de tributación no están obligados a implementar el documento soporte de pago de nómina electrónica.
¿A qué sanciones se exponen quienes no cumplan?
La implementación de nómina electrónica y su información dentro de los plazos establecidos es una obligación para quienes están cobijados con la norma, y su omisión acarrea sanciones de hasta 15.000 UVT –es decir, unos 636 millones de pesos en 2023–. Además, este es el único comprobante de los gastos laborales válido para incluir estas deducciones en la declaración de renta.
