Las fallas recurrentes de los servidores de la SDH pronto serán resueltas por una solución tecnológica más robusta y potente en beneficio de los bogotanos.
El lunes y martes que acaban de pasar fueron días de frustración para los contadores y auxiliares contables en Bogotá. Esos días eran los del inicio de la semana en la que se debían reportar los medios magnéticos, a la Secretaría Distrital de Hacienda de Bogotá (SDH). Medios magnéticos es el nombre que identifica la información exógena detallada y de carácter contable que les permite a las entidades de impuestos hacer estudios y cruces de información necesarios para el debido control de los tributos.
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“Cambiar de navegador, de operador de internet o de santo al que se encomendaban para que funcionara la carga en el servidor de la Secretaría no parecía tener éxito”.
La tarde del martes fue especialmente caótica. La angustia de los responsables de las áreas contables de las empresas, de las oficinas especializadas en llevar contabilidades de terceros y de los contadores independientes crecía con el paso de las horas. Los servidores de la SDH presentaban intermitencia para recibir la información. En diferentes grupos de WhatsAspp que tienen los contadores, para apoyarse compartiendo información de carácter profesional, aumentaba el número de mensajes de desesperación.
Unos informaban que habían logrado subir la totalidad de los reportes requeridos al servidor de la SDH, otros llevaban varias horas intentándolo sin tener suerte, mientras que unos pocos decían que habían podido cargar algunos reportes y otros no, pues la página web les dejó de funcionar. El temor a una sanción por parte de la Secretaría, por no presentar a tiempo la información requerida, se sumaba al sentimiento de frustración. En las redes sociales y en los canales de comunicación con la SDH crecían las quejas por las fallas en el servicio y no parecía haber solución a la vista. Cambiar de navegador, de operador de internet o de santo al que se encomendaban para que funcionara la carga en el servidor de la Secretaría no parecía tener éxito.
Desde hace varios años las caídas en el sistema de los servidores de recepción de información y pago de la SDH ha sido recurrente. En el pasado llegaron a tener hasta 136 caídas en un periodo de dos meses. Así me lo manifestó la Subsecretaria General de Hacienda de Bogotá, Diana Blanco Garzón, quien junto con un par de funcionarios de las áreas de impuestos y de tecnología atendieron mis preguntas sobre lo que había sucedido y me explicaron las acciones que está tomando la entidad para evitar que en el futuro se repitan días de frustración como los mencionados.
El martes 27 de Julio, finalmente los chats de los contadores se llenaron de mensajes de alivio. El miedo a una sanción por incumplimiento desapareció. Los mensajes daban cuenta de que la Secretaría Distrital de Hacienda había expedido un comunicado informando que se declaraba la denominada contingencia, es decir que se reconocía oficialmente que había fallas en los servidores y como consecuencia de ello se ampliaban los plazos para reportar la información exógena sin sanciones. La razón era que la capacidad de los servidores de la entidad había sido superada en virtud del tamaño y cantidad de archivos reportados. Una situación similar sucedió en 2021 con la presentación de medios magnéticos. El problema se repetía.
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“La SDH no solo declaró la contingencia, sino que aumentó el número de servidores para recibir reportes…”.
A pesar de las buenas noticias, los contadores y las contadoras tienen emociones encontradas frente a lo sucedido. Para ellos es frustrante y desgastante tener que dedicar varias horas o días a reportar información a la SDH, so pena de una sanción, debido a que sus servidores presentan intermitencia y fallas para poder atender las obligaciones tributarias que el mismo Distrito impone a sus contribuyentes.
Reportar medios magnéticos es el proceso que más alta exigencia impone en los servidores de la SDH, toda vez que son aproximadamente 350.000 contribuyentes reportando información. Para hacer un comparativo, los agentes de retención en Bogotá son aproximadamente 80.000 y los contribuyentes del régimen común unos 20.000. Es decir que, a todas luces, reportar medios magnéticos supone cargas de alta demanda de recursos de cómputo.
La SDH no solo declaró la contingencia, sino que aumentó el número de servidores para recibir reportes, de tal suerte que los 3.200 procesos de cómputo dispuestos inicialmente para correr de manera simultánea se ampliaron a 12.000. Para entenderlo mejor, la carga de un archivo plano con información exógena de un contribuyente requiere la operación de cuatro procesos de cómputo simultáneos. Visto de otra forma y en términos simples. La carga de más de 800 archivos al mismo tiempo, por parte de los usuarios, colapsó la plataforma pues copó la capacidad de los 3.200 procesos de cómputo simultáneos que estaban dispuestos en los servidores de la SDH para recibir los reportes de los contribuyentes. Eso fue lo que sucedió varias veces durante el lunes y martes pasados y lo que ocasionó la intermitencia en el servicio para muchos usuarios.
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“Bogdata es la solución tecnológica que debe asegurar la interoperabilidad de todos los sistemas contables y financieros de las noventa entidades del Distrito”.
Una vez declarada la contingencia la demanda bajó significativamente y en los siguientes tres días la carga de archivos no superó los 2.000 procesos simultáneos diarios. Ojalá que los contadores no se vayan a descuidar, pues ayer viernes levantaron la contingencia y solo tendrán un día hábil adicional -el próximo lunes- para cargar los reportes que les hagan falta.
Me explicaba la subsecretaria Blanco que lo ocurrido no se debería repetir, pues el reporte de medios magnéticos, el ICA y el Reteica están operando actualmente en el denominado SIT II o Sistema de Información Tributario II, que es la plataforma anterior a la nueva solución tecnológica Bogdata y deben migrar en los próximos meses a esta, lo que conjuraría las fallas actuales. Además, el SIT II ya no tiene la versatilidad que se requiere para aumentar la eficiencia y eficacia en la gestión de la administración tributaria. El cambio tarde o temprano había que hacerlo.
Bogdata es la solución tecnológica que debe asegurar la interoperabilidad de todos los sistemas contables y financieros de las noventa entidades del Distrito. Y también será la plataforma que deberá garantizar la eficiente gestión en el cobro y recaudo de los impuestos de los bogotanos. Opera en la nube, lo que permite ampliar la capacidad de cómputo con la misma rapidez que exija la demanda, mientras que el SIT opera todavía bajo un esquema de servidores físicos que dificulta atender los picos de demanda con la velocidad requerida.
Las dificultades que se han presentado con la liquidación, presentación y pago del impuesto de vehículos y predial de este año en Bogotá, fueron debido a que estos impuestos se trasladaron del viejo sistema computacional SIT al nuevo Bogdata, un traslado que no estuvo libre de las dificultades propias de un cambio de plataforma tecnológica. La meta es que, a más tardar en el año 2023, el reporte de medios magnéticos y los impuestos de ICA y Reteica operen bajo la plataforma Bogdata.
Si bien Bogdata es una plataforma más robusta que la anterior y permitirá prestar un mejor servicio al contribuyente y ampliar la capacidad de análisis y cruces de información, todavía tiene un largo camino que recorrer para mejorar la experiencia de usuario y la usabilidad en general. En mi opinión no es amigable ni entendible en su navegación y representa un reto para quienes quieren pagar impuestos con la misma facilidad como hoy en día se puede hacer una transferencia electrónica.
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“Debemos tener paciencia, ya falta muy poco para que Bogotá cuente con una solución tecnológica a la altura de las de las grandes ciudades del mundo…”.
Mejorar la experiencia de usuario debería convertirse en un objetivo prioritario para la SDH. Allí hay una oportunidad para demostrar que pagar impuestos puede hacerse de manera ágil y fácil. Hay contribuyentes que pagan sus impuestos con gusto y convicción, qué bueno que lo puedan hacer en una plataforma tecnológica que les ofrezca la mejor experiencia de usuario posible, para que ese ánimo con el que los pagan no se deteriore con el transcurso del tiempo. Suficiente es tener que declarar y pagar impuestos como para hacerlo en una página web que ofrece una mala experiencia al usuario. La Subsecretaria Blanco expresamente me manifestó que es consciente de la importancia de ofrecer la mejor experiencia de usuario, la mejor calidad en la usabilidad de la plataforma y que están comprometidos con lograrlo.
Un proceso de transformación tecnológica en una entidad tan grande y compleja como la Secretaría de Hacienda Distrital, no es fácil y supone enormes retos. Requiere del trabajo dedicado y decidido de decenas de funcionarios públicos que entienden la responsabilidad de su trabajo y que también se frustran cuando los servicios de la entidad que representan fallan. Bogdata tiene un avance de implementación del 92 por ciento. Debemos tener paciencia, ya falta muy poco para que Bogotá cuente con una solución tecnológica a la altura de las de las grandes ciudades del mundo y que permitirá que funcionarios, contadores y contribuyentes puedan dedicarse a labores más productivas y no a perder el tiempo por culpa de sistemas que no operan adecuadamente.
