La inteligencia artificial está revolucionando una tarea tradicionalmente tediosa, transformándola en una oportunidad valiosa que, bien aprovechada, puede convertirse en una fortaleza estratégica para cualquier organización.
Hace una semana, asistí a una reunión virtual con los copropietarios del edificio donde resido. El tema central fue la automatización de las zonas de acceso y del sistema de vigilancia, con el fin de reducir el creciente costo del servicio de vigilancia humana. Además, modernizaríamos el edificio y lo haríamos más eficiente. Durante la hora que duró la discusión, se tomaron varias decisiones y se asignaron múltiples tareas. Mientras avanzaba, anticipaba lo tedioso que sería redactar el acta de la reunión. Sin embargo, pronto me di cuenta de que podía utilizar la inteligencia artificial para hacer la tarea más llevadera.
Al día siguiente, mientras me dirigía a la oficina en un taxi, escribí en mi teléfono un resumen de la reunión en lenguaje natural, como si estuviera contándoselo a un amigo. No me preocupé por la perfección del texto ni por corregir errores ortográficos o ideas repetitivas. Luego ingresé este resumen en ChatGPT, pidiéndole que generara un acta clara y concisa, que incluyera al final un cuadro con las tareas, los responsables y los plazos. Fui específico en mi solicitud, describiendo el contexto de la reunión y los detalles más relevantes.
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“En pocos segundos, ChatGPT produjo un acta profesional y bien estructurada que me habría tomado al menos un par de horas redactar manualmente”.
En pocos segundos, ChatGPT produjo un acta profesional y bien estructurada que, de haberla hecho manualmente, me habría tomado al menos un par de horas. Tras hacer algunas correcciones, envié el documento final a los residentes para su aprobación. Supongo que quedaron sorprendidos por la rapidez con la que se elaboró el acta, la claridad del texto, y el cuadro detallado de tareas y responsables que incluí al final. Esta experiencia me llevó a reflexionar sobre la importancia de documentar adecuadamente las reuniones y cómo la tecnología puede facilitar esta tarea.
Documentar las reuniones es esencial para evitar malentendidos y garantizar que todos los acuerdos y decisiones sean claros para los involucrados. Desde consejos de administración hasta juntas directivas y negociaciones complejas, las actas son una herramienta esencial. Aunque esta tarea puede parecer tediosa—y ciertamente lo es para muchos—la inteligencia artificial ha hecho que sea mucho más eficiente y menos engorrosa.
Para subrayar la importancia de esta práctica, basta con observar una de las estrategias más efectivas que utilizó el gobierno británico durante la Segunda Guerra Mundial. En los cuarteles de guerra subterráneos de Winston Churchill en Londres, la producción de memos y actas fue vital para la eficacia de las operaciones.
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“En agosto de 1940, Churchill envió una comunicación a su gabinete de guerra con un título acorde a su mensaje: Brevedad”.
En agosto de 1940, Churchill envió una comunicación a su gabinete de guerra con un título acorde a su mensaje: "Brevedad". En este memo de una página, solicitaba a su equipo redactar informes breves y claros para mejorar la eficiencia en el trabajo gubernamental. Insistía en que los informes se centraran en los puntos principales, mediante párrafos cortos y sin adornos, para evitar hacer perder tiempo al lector, relegando los análisis detallados a anexos.
El memorando abogaba por el uso de resúmenes en lugar de informes extensos y urgía a evitar frases innecesarias y complicadas. Esta directriz tenía como objetivo ahorrar tiempo y fomentar un pensamiento más claro y eficiente, aspectos fundamentales para la coordinación efectiva durante la guerra.
Esta capacidad de síntesis y claridad en la redacción fue una herramienta valiosa del gobierno británico en su lucha contra Hitler. La precisión en la documentación garantizaba que las órdenes fueran claras y que la comunicación fluyera de manera efectiva, lo cual fue fundamental para la coordinación y ejecución de las estrategias de guerra. En las reuniones, había secretarias y secretarios expertos en taquigrafía, mecanografía y elaboración de resúmenes. Tomaban nota detallada de lo que se decía y concluía, para luego plasmarlo documentalmente, con las conclusiones alcanzadas y las tareas a ejecutar.
Los memos eran revisados posteriormente por un oficial presente en la reunión, y una vez validados, se enviaban a todos los responsables de las tareas ejecutivas. El equipo secretarial detrás de las miles de reuniones llevadas a cabo durante la guerra en los cuarteles de Churchill fue un grupo de protagonistas valiosos, cuyo papel, en mi opinión, ha sido subvalorado. Creo que su contribución fue mucho más importante de lo que se percibe a simple vista, desempeñando un rol crucial en la maquinaria de guerra que permitió a los británicos enfrentar la amenaza nazi
Hoy contamos con herramientas de inteligencia artificial de bajo costo que nos apoyan en la generación de documentos, haciendo que la elaboración de actas sea más eficiente y menos tediosa. Aunque la supervisión y revisión posterior siguen siendo esenciales, una buena documentación de las reuniones facilita la comunicación y coordinación dentro de cualquier organización, creando un registro valioso para futuras consultas.
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“Una buena acta o memo de reunión no solo evita malentendidos, sino que también asegura la continuidad y coherencia en la toma de decisiones".
Una buena acta o memo de reunión no solo evita malentendidos, sino que también asegura la continuidad y coherencia en la toma de decisiones. Como dijo Winston Churchill, “El precio de la grandeza es la responsabilidad”, y una parte esencial de esa responsabilidad es asegurar que las acciones y decisiones que afectan a una organización estén bien documentadas.
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