Manual básico de nómina electrónica

La digitalización avanza cada día en más ámbitos de los negocios, y esto lleva a la necesidad de adaptar los procesos internos de las empresas. Anteriormente se dio un gran paso al migrar la facturación a un sistema electrónico general e integrado, de tal forma
que hoy la mayor parte de las ventas generan documentos electrónicos que se reportan directamente a la Dian. Ahora el turno le corresponde a la nómina.

Así, los métodos a los que estamos acostumbrados, y que son generalmente manuales, falibles y off line, seguirán transformándose gracias al uso de las nuevas tecnologías. Estos son los cinco puntos fundamentales de la nómina electrónica.

¿Qué es la nómina electrónica?

Es un documento digital que equivale a la nómina tradicional, con parámetros idénticos para todas las empresas. Funciona a la vez como soporte de pago y como reporte del gasto a la Dian.

Según el recaudador nacional, este documento “es el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables del IVA –cuando aplique–, y se deriva de los pagos o abonos en cuenta relacionados con la
nómina que se desprenden de una relación laboral, de pensiones o legal y reglamentaria”.

¿Quién debe adoptar la nómina electrónica?

Todo contribuyente que contrate personal, sin importar el número de trabajadores –de uno en adelante– está en la obligación de generar la nómina electrónica. Según la Dian, “aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas - IVA, cuando aplique”.

Esto significa que quienes necesiten soportar costos y gastos relacionados con el pago de nómina en su declaración de renta, debe generar la nómina electrónica para poder deducir los salarios y prestaciones sociales.