¿Cómo llevar la contabilidad en un pequeño negocio?

Llevar las cuentas de un negocio no es fácil, y menos cuando no se tienen conocimientos en la materia. De allí que, si no se cuenta con la ayuda y las herramientas adecuadas, es frecuente cometer errores que puedan poner en riesgo la salud del negocio. Hacer una apropiada contabilidad no solo es necesario para que una empresa logre cumplir sus objetivos y permanecer en el tiempo, sino además es una obligación legal, puesto que se requiere para pagar impuestos y para mantener el registro mercantil.

No es un secreto que la normatividad colombiana es compleja y tiene muchas exigencias para las empresas. De allí que lo más aconsejable es contratar a un contador profesional y con licencia para que lleve los números del negocio. Sin embargo, si el presupuesto aún no lo permite, es posible organizar la contabilidad mediante diferentes métodos.

¿Qué debe tener un programa de contabilidad?

En caso de no poder contratar los servicios de un contador, el plan B es utilizar un software contable, de los cuales existen una gran variedad de opciones en el mercado, algunos gratuitos y otros de pago por suscripción, unos con las funcionales apenas justas y otros más completos –y complejos–, unos muy sencillos de manejar y otros que definitivamente requieren algún nivel de conocimientos contables.

Estos programas no solo sirven para mejorar la gestión y el control de gastos e ingresos, sino también ayudan a realizar proyecciones del negocio y generan informes para saber cómo va la situación financiera de la empresa. Son una herramienta en el proceso contable y también una fuente de información muy útil. 

Por esto, elegir el programa contable ideal para cada negocio es primordial. Ya que cada uno tiene características diferentes, es necesario considerar en la evaluación que tenga al menos algunas funcionalidades básicas: que esté en la nube, que permita el registro de compras y de gastos, que se pueda importar información de diferentes fuentes, que lleve el registro de comprobantes contables –facturas, por ejemplo–, y que entregue informes de situación financiera.

Que esté en la nube es un punto clave. Esto significa que el programa opera en internet, que todos los archivos se almacenan en un servidor externo y que es posible acceder a la información desde diferentes computadores y desde cualquier lugar. También existen los programas contables que se instalan en uno o más computadores de la empresa, pero estos tienen como limitación que no ofrecen los beneficios de trabajar en la nube.

Los programas contables generan una gran variedad de reportes financieros que ayudan a evaluar la situación de la empresa. Estos datos son útiles para crear proyecciones más acertadas, para desarrollar estrategias específicas y, en general, para mejorar los destinos del negocio. Entonces, lo más importante es utilizarlos y aprovecharlos adecuadamente. 

Es importante diferenciar entre el programa de contabilidad y el servicio de facturación electrónica. Este último –además de la nómina electrónica– es un requisito que todas las empresas deben cumplir en Colombia, y consiste en la generación de facturas que se registran directamente en la DIAN, con sus cargos tributarios pertinentes. El programa de contabilidad es para llevar los números, y generalmente no permite generar facturación electrónica acorde con la normatividad colombiana. 

Algunos programas populares

Alegra
Alegra es un programa de contabilidad muy completo, desarrollado y enfocado en el mercado de Estados Unidos, con soporte e interfaces en español. Cuenta con todas las herramientas necesarias para administrar una pequeña empresa, incluyendo reportes detallados en tiempo real y facturación electrónica para Colombia. 

Sage 50
Sage 50 es una aplicación desarrollada en España con integraciones a los sistemas contables de diversos países. Cuenta con un sistema completo de gestión de contabilidad en la nube desde cualquier dispositivo conectado a Internet. 

Zipbooks
Con la versión gratuita de Zipbooks (disponible en inglés) podrá registrar facturas, manejar proveedores y clientes y aceptar pagos digitales para su empresa. Existen versiones con más características con costos bastante económicos.

Zoho Books
Es una excelente opción gratuita para generar facturas –no electrónicas según la norma colombiana–, registrar cuentas bancarias, generar reportes y calcular sus impuestos, entre muchas otras características.

Brightbook
Brightbook (disponible en inglés) se autodenomina “el software gratuito de contabilidad en línea más querido en todo el mundo”. No tiene adiciones con costo y su plataforma permite acceder a sus cuentas desde cualquier dispositivo en línea.

Peso a Peso, Paso a Paso es una colaboración periodística entre Cambio y Bancolombia para la educación financiera.