Retenciones en la fuente: ¿cuándo pagarla y cómo identificar lo que descontaron?

Si es la primera vez que usted declara renta en Colombia es posible que se pregunte qué son las denominadas ‘retenciones en la fuente’ y si ya ha pagado algo por este concepto. CAMBIO consultó a un grupo de expertos para explicarle de manera sencilla y clara todo lo que debe saber al respecto de las retenciones para no tener sorpresas a la hora de declarar.

En primer lugar, es clave entender que la retención en la fuente o también llamada ‘retefuente’ no es un impuesto, es un mecanismo anticipado de recaudo que funciona como un ahorro mensual para pagar el impuesto de renta del próximo año al momento de presentar su declaración.

Cabe aclarar que las personas que deben presentar su declaración de renta este año son aquellas que en al finalizar el año gravable 2022 tengan un patrimonio bruto igual o superior a los $171.018.000, así como los ciudadanos que registren ingresos o consumos por tarjeta de crédito iguales o superiores a $53.206.000. 

Las retenciones aplicadas durante el año son descontables y siempre disminuyen el saldo a pagar en la declaración de renta. Al hacer este recaudo anticipado, el gobierno puede tener solvencia constante y no debe esperar un año para recibir ciertos recursos.

En el caso de los empleados o independientes como personas naturales, la retención en la fuente la realiza el empleador al pagar la nómina o el contratante al pagar la cuenta de cobro o factura y posteriormente la transfiere a la Dian a nombre de la persona a quien se le retuvo.

¿Cuándo y cómo se aplica la retención en la fuente para un empleado?

El artículo 383 del Estatuto Tributario señala que los empleadores deben practicar una retención en la fuente a los trabajadores que perciban más de 95 UVT al mes y, dado que esta medida se fijó en $42.412 para el 2023, se debe practicar la retención a los trabajadores cuya remuneración es de $4.029.140 o más. Esto, después de restar los aportes a seguridad social descontados al empleado y otras deducciones, como aportes a Fondos de Pensiones Voluntarios, aportes a AFC, pagos realizados a medicina prepagada por empleado, intereses por préstamos de vivienda y dependientes (personas a cargo). El límite de las deducciones no puede pasar de 40% del salario.  

Se aclara que la retención se aplicará siempre que el pago supere la base sujeta a retención, de manera que si una persona natural o jurídica tiene trabajadores que devengan apenas el salario mínimo, nunca tendrá que practicar retención en la fuente por salarios. 

Ahora bien, los trabajadores independientes están sometidos a la retención en la fuente a título de renta, y el concepto de retención puede variar dependiendo del tipo de servicio que se preste. Es decir, existen diferentes modalidades de retención en la fuente, como retención en la fuente por servicios, por honorarios, por salarios y/o ingresos laborales.

Gabriela García Pérez, consultora de impuestos, explica que “ahora a los trabajadores independientes que perciben rentas de trabajo, tales como comisiones, honorarios y compensaciones por servicios generales, el contratante debe practicarles las siguientes retenciones: por concepto de honorarios 11% en el caso de que el independiente sea declarante y el 10% si no es declarante y en el caso de servicios el 6% para personas naturales. 

¿Cómo identifico qué retenciones me han practicado?

Mensualmente, bien sea en los desprendibles de nómina o en el pago de la cuenta de cobro como independiente, se debe discriminar lo correspondiente a la retención en la fuente practicada, para que las personas tengan conocimiento de la totalidad de los ingresos que están percibiendo y tengan presente que esa porción que no se les paga directamente ha sido entregada directamente a la Dian, haciendo un recaudo anticipado de la declaración de renta de estas personas. 

Ahora bien, es importante tener en cuenta que, como en el 2023 se presenta la declaración de renta del 2022, las retenciones practicadas durante el 2022 tuvieron que haber sido reportadas y pagadas mensualmente por el empleador o contratante en su momento.

¿Cómo puedo consultar la información sobre las retenciones que me han practicado?

Existen dos mecanismos para consultar las retenciones en la fuente practicadas durante el año gravable que se va a declarar.

La forma más rápida es descargando el reporte de la denominada ‘información exógena’ directamente en el portal web de la Dian, www.dian.gov.co. De esta forma, obtendrá un archivo de Excel en el que se especifica la información que ha sido reportada por terceros, como, por ejemplo, su empleador. 

Para lograrlo, debe estar previamente inscrito en el RUT y también haber creado una cuenta de usuario habilitada en la página de la Dian. Si ya cumple con estos requisitos debe buscar al lado izquierdo de la página el botón que dice ‘Usuario registrado’ e ingresar. Si no tiene cuenta aún, puede registrarla en el botón que dice ‘Usuario nuevo’.

Posteriormente, verá una sección llamada ‘Destacados del mes’ y un botón que dice ‘Consultar información exógena’, donde debe dar clic y aceptar las condiciones que se muestran en la pantalla, para poder descargar el archivo.

“Allí se indica el valor total de las retenciones practicadas. Sin embargo, es importante tener en cuenta que este reporte es sólo una guía, pues es un resumen alimentado por los reportes de información que presentan las empresas y, en ocasiones, puede contener errores”, comenta García Pérez.

Si existe alguna inconsistencia con los datos que encuentre en el Excel, debe comunicarse directamente con la entidad que hizo ese reporte y solicitar que haga las modificaciones correspondientes, ya que la Dian no está facultada para hacerlo directamente. 

La segunda fuente de consulta, y la más recomendable, es solicitar los certificados de retenciones directamente a las entidades, bien sea a la empresa donde se trabaja o a la entidad contratante. 

De acuerdo con el artículo 378 del Estatuto Tributario, los empleadores deben expedir anualmente a los asalariados un certificado de ingresos y retenciones correspondiente al año gravable inmediatamente anterior que, en el 2023, debió ser emitido a más tardar el 31 de marzo. 

Sin embargo, en el caso de que por alguna razón el agente de retención no expida el certificado ni haga el reporte directamente a la Dian, “es posible que uno mismo demuestre que se hicieron esas retenciones. El Estatuto Tributario permite que yo como persona natural entregue como evidencia mi factura, cuenta de cobro o salario, en donde se hicieron los descuentos y se concilie la información”, explica Nicolas Carrero, abogado tributarista.