Facturación electrónica en Colombia: más control, menos evasión

Aquellas viejas facturas de papel, almacenadas en fólderes atrapados en anaqueles durante años ahora están en uso de buen retiro. Después de décadas de servicio en el mundo de la contabilidad, ahora llega su reemplazo en el nuevo milenio gracias a la facturación electrónica: un sistema que no solo agiliza las transacciones comerciales entre empresas, sino que promueve su formalización y la de sus empleados.

Y, para el Estado, permite aumentar la recaudación tributaria y combatir la evasión fiscal, al promover un control en tiempo real y con menor costo administrativo. Según la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), en el país existen más de 1.160.845 facturadores electrónicos habilitados hasta mayo de 2025. Además, la DIAN ha autorizado a 90 proveedores tecnológicos para prestar servicios de facturación electrónica, ubicados en diferentes ciudades como Bogotá (58 proveedores), Medellín (15), Cali (12), Bucaramanga (6) y Barranquilla (3). Otras ciudades como Armenia, Cartagena, Cota, Cúcuta, Ibagué, Popayán y Sabaneta cuentan con 1 proveedor cada una.

Hay que tener en cuenta que el ecosistema de facturación electrónica no solo incluye la emisión de facturas, sino también otros documentos como facturas tipo POS, nómina electrónica, recepción y, más recientemente, el documento equivalente electrónico. Según el proveedor Cadena, que lleva más de 40 años acompañando a las organizaciones en su transformación tecnológica, el 2025 promete ser un año clave en la consolidación de este ecosistema, transformando la manera en que las organizaciones operan, interactúan y cumplen con sus responsabilidades fiscales.

Será también crucial para que los proveedores tecnológicos demuestren su capacidad de procesamiento, protección de la información y disponibilidad de sus soluciones, al tiempo que acompañan a sus clientes en el cumplimiento. “Según la Resolución 000008 del 31 de enero de 2024, emitida por la DIAN, actualmente están habilitados para facturar electrónicamente más de 1.112.000 obligados, de los cuales, el 73 por ciento lo hacen a través de proveedores tecnológicos y/o soluciones propias. Sin embargo, uno de los retos más grandes en materia de cobertura, durante este 2025, es que todas las empresas obligadas adopten este modelo y, además, generen sus documentos de forma correcta”, señala la empresa en su blog oficial.

En él, la firma también explica que desde que la facturación electrónica se convirtió en un requisito obligatorio, muchas empresas han tardado en adaptarse o, en algunos casos, han ignorado su implementación. “La DIAN ha dejado claro que no basta con tener un software o con emitir algunas facturas de manera digital: el cumplimiento debe ser total y constante”, advierte.

El viernes 24 de enero del presente año, por ejemplo, la DIAN realizó un operativo en el que visitó más de 16.000 establecimientos de comercio en todo el país, entre los que se incluyen visitas de facturación electrónica a comercios y entrevistas a compradores, con los que los capacitó sobre la importancia de este mecanismo. La intención de estos operativos fue verificar que las compañías estén emitiendo las facturas electrónicas de acuerdo con la normativa. Durante las visitas, revisaron especialmente las instituciones educativas y los establecimientos que venden productos y servicios relacionados con la temporada escolar, como papelería, útiles escolares, uniformes y calzado. Según Cadena, “si bien el cumplimiento de la normativa es clave para evitar sanciones, la facturación electrónica no debería verse solo como una carga administrativa. De hecho, su correcta implementación puede convertirse en una ventaja competitiva para las empresas, optimizando procesos, reduciendo costos y mejorando la relación con los clientes”.

Según la normativa que estableció la DIAN sobre la facturación electrónica, existen tres posibilidades para que las personas, naturales o jurídicas implementen el proceso. De acuerdo con Loggro, empresa colombiana que comercializa y desarrolla soluciones de gestión empresarial, la primera es hacer uso del servicio ‘Facturación Gratuita DIAN’, un software dispuesto para que cualquier interesado lo desee utilizar gratis. Solo requiere de un dispositivo que tenga acceso a internet.

La segunda posibilidad es la de un desarrollo propio para generar facturas electrónicas. La empresa puede implementar su propio software de factura electrónica, pero para ello se requiere conocimientos técnicos de sistemas, desarrollo y programación. Para tal fin, la DIAN dispone de una ‘Caja de herramientas’ (paquete de documentación y ejemplos de facturas) con las cuales se debería poder implementar un desarrollo propio del software.

Según Loggro, la tercera y la preferida de la mayoría de las empresas es elegir un proveedor tecnológico habilitado por la DIAN. Ellos cuentan con las herramientas necesarias para emitir facturas electrónicas en el país, bajo los requisitos y exigencias de la entidad, requisitos que cambiaron y se volvieron aún más exigentes a partir del 31 de octubre de 2020, con la Resolución 0042 en el artículo 51.

De acuerdo con la DIAN, en el 2023 fueron expedidas en el país 1.672 millones de facturas electrónicas a personas naturales. De este monto, solo 329 millones –casi un 20 por ciento– pudieron ser usadas por los compradores para aprovechar la deducción del 1 por ciento sobre el impuesto de renta debido a que estos documentos sí reportaron medios de pago electrónicos.

Uno de los beneficios más importantes de la facturación electrónica es combatir la evasión fiscal. Según el blog de la División de Gestión Fiscal del Banco Interamericano de Desarrollo (BID), esa no es una tarea fácil. Del total de lo que se evade en la región, cerca de 120.000 millones de dólares se escapan del Impuesto sobre el Valor Agregado (IVA), que incide sobre el consumo. “La evasión del IVA es de alrededor de 20 por ciento en Argentina, Chile, Colombia, Ecuador y México y casi el 40 por ciento en Guatemala y Nicaragua. La evasión de impuestos de las empresas brasileñas alcanza el 25 por ciento del monto que el sector privado debería pagar en impuestos en el país”, afirma.

Según el portal noticioso Valora Analitik, la DIAN alista nuevos cambios que vendrían para la facturación electrónica en Colombia. A partir de la nueva normativa, los facturadores electrónicos solo podrán solicitar nombre, identificación y correo electrónico del comprador, eliminando la recolección de datos adicionales como dirección, en línea con las normas de protección de datos.

Además, se implementará un sistema automatizado para que los facturadores obtengan los datos del adquirente con su número de identificación, lo que agiliza la facturación.

Otro cambio importante se realizará con relación a las empresas de servicios públicos, que podrán generar y transmitir el documento equivalente electrónico hasta 48 horas después del servicio, facilitando la operación en zonas con baja conectividad, pero retrasando la fiscalización.

Finalmente, se endurecerán los controles para verificar el cumplimiento de la facturación electrónica, y la DIAN aplicará sanciones más severas, incluyendo multas y bloqueos operacionales.

Así, en inspecciones recientes, la entidad inmovilizó 4.000 cuentas bancarias de contribuyentes que no cumplieron con la obligación de facturar electrónicamente. Estas sanciones buscan evitar la evasión fiscal y garantizar que el sistema funcione correctamente.

Desde que la facturación electrónica se convirtió en un requisito obligatorio, muchas empresas han tardado en adaptarse o, en algunos casos, han ignorado su implementación. La DIAN ha dejado claro que no basta con tener un software o emitir algunas facturas digitales: el cumplimiento debe ser total y constante. 

Este año, se espera que las inspecciones a establecimientos y pequeños negocios sean aún más estrictas. Como parte de sus estrategias de control, la DIAN ha anunciado que este año tendrá presencia en las principales festividades del país, así como en conciertos y eventos sociales, académicos, artísticos, deportivos y culturales de gran formato. El objetivo es realizar labores pedagógicas y asegurar que los obligados a facturar electrónicamente lo hagan conforme a la normativa vigente.

Asimismo, para reforzar el ecosistema de facturación electrónica y facilitar su adopción, la DIAN está discutiendo nuevas medidas que impactarán a empresas y contribuyentes, entre ellas se encuentran restricciones en el uso del Documento Equivalente para servicios públicos, limitándolo a transacciones estrictamente relacionadas, así como plazo de 48 horas para la transmisión de facturas emitidas en sitio por razones técnicas, y base de datos centralizada de la DIAN para agilizar la identificación de compradores.

Frente a este panorama, los proveedores tecnológicos como Cadena destacan que la facturación electrónica no debe verse únicamente como una obligación regulatoria, sino como una oportunidad para mejorar la eficiencia y competitividad empresarial. “Su correcta implementación permite optimizar procesos, reducir costos y fortalecer la relación con clientes y proveedores, transformándola en un factor de competitividad”, explica Juan Manuel Calle, vicepresidente de negocio.

En este sentido, las empresas que logren integrar la facturación electrónica como una ventaja estratégica estarán un paso adelante. Más que una carga administrativa, esta tecnología impulsa la eficiencia y abre la puerta a nuevas estrategias basadas en datos. En Colombia, compañías especializadas en transformación digital, como Cadena, ofrecen soluciones tecnológicas que permiten a las empresas optimizar sus procesos de facturación, garantizar el cumplimiento normativo y convertir esta obligación en una ventaja competitiva.