Beneficios de la factura electrónica

Esto ha significado un avance exponencial en la digitalización de la economía nacional, y ha traído a los emisores que se acogen una serie de beneficios sustanciales: ahorro de tiempo y dinero, simplificación de procesos, mayor seguridad, reducción de riesgo de fraude, más control sobre los datos del negocio e incluso la posibilidad de deducción de impuestos.

¿Qué es una factura electrónica? 

La factura electrónica es un método que se caracteriza por expedirse y recibirse en formato digital, a través de plataformas que prestan este servicio. Este método garantiza la trazabilidad de las transacciones, tiene los mismos efectos legales que una factura impresa y sirve de respaldo a la entrega de bienes o mercancía, o a la prestación de servicios. 

Actualmente, estos son los negocios o personas que deben presentar ante la DIAN sus facturas de forma electrónica:

• Personas jurídicas que enajenen bienes y/o servicios. 
• Personas naturales que enajenen bienes y/o servicios con ingresos brutos superiores a 3.500 UVT.
• Personas naturales contratistas del Estado con ingresos brutos superiores a 4.000 UVT. 
• Personas naturales diferentes de minoristas, artesanos, agricultores y ganaderos con ingresos inferiores a 3.500 UVT, pero con más de un establecimiento de comercio, con explotación de intangibles o con consignaciones e inversiones superiores a 3.500 UVT. 
• Contribuyentes que optaron por el Régimen Simple de Tributación – RST.

Beneficios de la factura electrónica 

Implementar la facturación electrónica genera grandes beneficios para las empresas que deciden invertir en esta tecnología, especialmente en los procesos administrativos de facturación y tributación. Estas son las ventajas de aplicar facturación electrónica:

Ahorro de costos: Según estudio del Centro Interamericano de Administraciones Tributarias (CIAT), facturar electrónicamente puede representar un ahorro de hasta 80% frente a las modalidades tradicionales de facturación. Este beneficio viene por la eliminación del papel y de procesos de impresión, además de reducción de costos de envío y almacenamiento. 

Incremento de la productividad: Gracias a la automatización de los procesos operativos, la facturación electrónica favorece la productividad del área administrativa de la empresa. Los programas de facturación integran en una única plataforma todos los datos del emisor y de sus clientes, y gracias a esto permite emitir comprobantes de forma automática y en segundos. Así, los encargados del proceso pueden obtener más tiempo para realizar actividades de análisis de información u otras tareas productivas para el negocio. Esto es especialmente notorio en empresas que tienen muchos clientes y deben emitir un alto volumen de facturas.

Automatización e integración: El origen electrónico del documento permite integrarlo automáticamente en el sistema contable, sincronizando la información. De igual forma, estos datos se pueden exportar y se transmiten en tiempo real a la DIAN. Esto supone un ahorro de tiempo importante la presentación de impuestos ya que no es necesario reunir todas las facturas del año anterior porque están organizadas en una misma plataforma.

Disminución de errores humanos: Gracias al proceso de automatización, integración y transmisión automática de las facturas se consigue disminuir errores humanos –que suelen ser comunes en procesos de facturación convencionales–, entregando información detallada y correcta. Algunos fallos pueden ser sólo de datos, mientras que otros son más graves y pueden involucrar el cálculo equivocado de retenciones o impuestos. Por el contrario, “la Factura Electrónica es validad por la DIAN en tiempo real y previamente a su entrega, lo que garantiza que la factura cumple con los requisitos necesarios para tener efectos fiscales, tanto para el facturador como para sus clientes”, asegura la DIAN.

Agilidad en entrega y cobranza de facturas: Al hacer más práctica e inmediata la emisión y recepción, las facturas se generan y se cobran en menos tiempo –en algunos casos incluso se pueden programar, si son compras o ventas recurrentes–. Este ahorro de tiempo no sólo influye en la productividad del negocio, sino que también agiliza los pagos y los cobros de las facturas, favoreciendo las relaciones comerciales y el seguimiento a los pasos del proceso, como recepción, rechazo o aceptación. Además, la facturación electrónica ofrece la posibilidad de obtener reportes y alertas en tiempo real.

Mayor seguridad: Al emplear protocolos específicos –como AS2, FTPS, WebServices, Value Added Network, entre otros–, además de sistemas de firma digital, se garantiza la integridad, origen y autenticidad de la facturación electrónica. Así, se reducen las posibilidades de que hackeos o duplicación de las facturas para posibles estafas o fraudes. Además, los comprobantes se almacenan en la nube, eliminando el riesgo de pérdidas en estos documentos. 

Almacenamiento ágil y seguro: En los sistemas de facturación electrónica se almacena la documentación original y firmada durante el tiempo establecido por ley, disminuyendo los costos de almacenamiento y facilitando la consulta de las facturas antiguas. Esto, además, reduce los costos de almacenamiento de documentación física.

Deducción de impuestos: La DIAN permite deducir el impuesto sobre la renta hasta el uno por ciento del valor de las adquisiciones que se realizan, sin que estas excedan las 240 UVT ($10.178.880 en 2023) en el respectivo año gravable. La facturación electrónica permite, así, soportar costos, deducciones o impuestos descontables.

Facilidad para realizar análisis del negocio: Los programas de facturación no sólo sirven para emitir facturas, sino también para tener una visión completa de los ingresos y los gastos de cada periodo. Esta información es útil para analizar la evolución del negocio, si han crecido los ingresos o si han aumentado los gastos más de lo debido. Además, con estos datos se puede analizar el impacto de las actividades en la empresa sobre la facturación.